As pessoas valorizam muito as conversas no cafezinho e durante os coffee breaks no intervalo de reuniões.
Mas em que essas conversas se diferenciam das conversas das reuniões formais?
Não seria maravilhoso se toda reunião fosse feita de conversas tão prazerosas como são as conversas do cafezinho?
Parece que o que é importante, é sempre conversado fora das reuniões…. Por quê?
Uma diferença evidente entre a conversa do cafezinho e a conversa das reuniões formais, é que a conversa do cafezinho, acontece de forma auto-organizada.
No cafezinho, ninguém controla quem fala o que para quem.
Não existe uma definição prévia de estrutura de agenda e de outcomes, que “engessam” as conversas das reuniões formais.
Para que uma reunião formal possa acontecer, na maioria das vezes é preciso que o gestor responsável pela reunião saiba claramente o que esperar dela.
Mas e se não houver clareza sobre o que esperar?
E se não houver nem clareza de quais são os problemas que existem no momento?
Não seriam esses dois bons motivos para uma reunião?
Quanto maior a incerteza, maior a necessidade de conversar, não é mesmo?
Quando é que nós procuramos um amigo para conversar?
É quando sabemos exatamente o que fazer ou esperar, ou quando estamos tão confusos que precisamos da conversa para que ela possa ajudar a esclarecer nossas ideias?
Cada vez mais, sabemos cada vez menos sobre o que esperar, e portanto precisamos conversar cada vez mais para explorar junto com outras pessoas quais são as possibilidades…
Conversas livres de estruturas, de expectativas.
Conversas que nos permitam criar uma agenda emergente, que interessa para quem está participando da conversa.
Precisamos estimular conversas que abracem a incerteza, sem cobrar por respostas prematuras.
Precisamos aprender a viver dentro da imprevisibilidade, sentindo o prazer que sentem os paleontólogos quando realizam suas escavações, sem saber o que vão encontrar e se vão encontrar algo ao final da escavação…
Há muitas alternativas possíveis que podem emergir de uma conversa, se ela não for conduzida com as limitações habituais das reuniões formais….
Gestores precisam se sentir confortáveis em situações de incerteza constante.
É preciso que haja consciência de que todos podem ajudar no entendimento da organização e podem contribuir com o sucesso do negócio, desde que haja receptividade e que todas as vozes possam ser participativas e ativas.
Discussões informais, livres de estruturas, são necessárias para resolver problemas reais.
Sem agenda detalhada e criando os tópicos a partir da interação e da intenção dos participantes, poderemos ver aumentar significativamente a satisfação com a participação em reuniões e com o resultado delas.
Nossa forma de participar de reuniões tentando fabricar conversas, se dá pela dificuldade que temos em lidar com a incerteza e pela dificuldade que temos de pensar paradoxalmente.
Precisamos de formas diferentes de pensar que permanecem na tensão do paradoxo do movimento do próprio processo de “dar sentido.”
A conversa do cafezinho é prazerosa porque nela há liberdade…
E partir da liberdade, e da interação “desestruturada”, emergem as melhores ideias e alternativas para as dificuldades vividas…
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